Algemene verkoopsvoorwaarden Sesam Events Comm. V.

1. Voorwerp en tegenstelbaarheid

Deze Algemene Verkoopvoorwaarden (hierna: AV) regelen de verhouding tussen Sesam Events Comm. V. met maatschappelijke zetel te Langblok 20, 2260 Westerlo en met KBO-nummer 0539 963 663 (hierna: “Sesam”) en haar opdrachtgevers.

Behoudens uitdrukkelijke en schriftelijke andersluidende overeenkomst zijn deze AV van toepassing op alle door Sesam geleverde diensten en goederen, offertes, opdrachten, overeenkomsten en facturen. De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de opdrachtgever wordt hierbij uitdrukkelijk uitgesloten. Sesam is slechts gebonden door de bepalingen van de door haar aanvaarde opdrachten, van de door haar gesloten bijzondere overeenkomsten en van deze AV. De toepassing van iedere andere bepaling is uitgesloten. Dit geldt meer bepaald voor elke schriftelijke of mondelinge mededeling of onderhandeling die dateert van vóór de aanvaarding van een opdracht.
Deze AV worden door de co-contractant aanvaard, welke ook zijn algemene voorwaarden zijn.

2. Offertes en budgetramingen

De offertes en budgetramingen gemaakt door Sesam zijn slechts indicatief en steeds herroepbaar. Hun duur en geldigheid bedragen maximum 30 dagen, tenzij uitdrukkelijke afwijkende bepalingen vanwege Sesam. De offertes en bestekken worden opgesteld op basis van de door de Opdrachtgever gegeven aanwijzingen. Iedere wijziging hieraan kan een prijsherziening met zich meebrengen.

De offertes worden als aanvaard beschouwd wanneer de opdrachtgever per mail of brief bevestigt.

De prijzen van de offertes geven een benaderende raming. Ze zijn onderhevig aan de schommelingen van de lonen en prijzen die erin verwerkt zitten. Ze bevatten geen transport- en verpakkingskosten, die ten laste van de klant zijn en op wiens risico de goederen vervoerd worden.

3. Aansprakelijkheid opdrachtgever tot organisatie van een evenement

De opdrachtgever die een opdracht geeft, wordt verondersteld hiertoe gerechtigd en gemachtigd te zijn. Hij draagt gebeurlijk samen met zijn lastgevers en met uitsluiting van Sesam, de volledige verantwoordelijkheid tegenover derden.

Daar de opdrachtgever geldt als de organisator van het evenement en Sesam als de door hen geëngageerde producer, zijn alle kosten en plichten van de organisator te zijner laste zoals onkosten voor publiciteit, taksen, auteursrechten, SABAM, billijke vergoeding, vergunningen, verzekeringen en bedrijfsvoorheffing buitenlandse artiesten.

De organisator verklaart zich te schikken naar de wet betreffende het onderworpen zijn van evt. bijdragen aan de RSZ.

4. Totstandkoming

Een overeenkomst komt tot stand na uitdrukkelijke schriftelijke aanvaarding door de opdrachtgever of diens bevoegde vertegenwoordiger van een offerte of bestek overeenkomstig artikel 2 van deze AV. Als de feitelijke levering plaatsvond vóór de uitdrukkelijke schriftelijke aanvaarding door de opdrachtgever of diens bevoegde vertegenwoordiger, wordt de overeenkomst geacht te zijn ingegaan op de datum van aanvang van de feitelijke levering.

5. Bestellingen – annuleringen

Iedere bijkomende bestelling of werk zal aanleiding geven tot het opstellen van ofwel een door de opdrachtgever geschreven order, ofwel een orderbevestiging door Sesam. De annulering of wijziging, geheel of gedeeltelijk, door de opdrachtgever van zijn bestelling na de totstandkoming van de overeenkomst is slechts mogelijk mits uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van Sesam. Indien de opdrachtgever de bestelling geheel of gedeeltelijk annuleert, verbindt hij zich ertoe naast de betaling van de eventuele reeds uitgevoerde prestaties, Sesam te vergoeden voor alle reeds gedane uitgaven en werken, inclusief de kosten gemaakt door leveranciers, alsook voor de winstderving op het niet uitgevoerde deel. Deze winst wordt forfaitair vastgelegd op 30% van de overeengekomen prijs (excl. BTW). Indien reeds een voorschot werd betaald overeenkomstig artikel 8, blijft dit verworven door Sesam in mindering van de verschuldigde schadevergoeding.
Indien de opdrachtgever later dan een week voor het event annuleert, dan blijft het volledige bedrag (100%) verschuldigd. Echter, indien opdrachtgever binnen het jaar hetzelfde evenement op een andere datum herboekt, dan kan de betaling van vorige factuur ingebracht worden als aanbetaling (na verwerking van evt. prijsstijgingen en aanpassingen) verminderd met een forfaitaire 25% van het oude factuurbedrag ter dekking van administratieve en andere kosten geleverd voor het oorspronkelijke evenement en eventueel verhoogd met toen betaalde annulatiekosten aan derden (zoals hotels, artiesten, …) en niet-recupereerbare andere gemaakte kosten.

Sesam heeft het recht een evenement eenzijdig te annuleren wanneer deze gevaar dreigt op te leveren voor haar medewerkers, haar materialen en/of aan derden, wanneer de weersomstandigheden het goede verloop van een evenement kunnen verstoren of wanneer het evenement om welke reden ook verboden wordt door bestuurlijke of gerechtelijke overheden, of enige andere vorm van overmacht zoals omschreven ion artikel 14. Sesam kan in deze omstandigheden tot geen enkele vorm van schadevergoeding gehouden worden. De opdrachtgever blijft in voorkomend geval gehouden tot betaling van de reeds gemaakte kosten voor ontwikkeling, concept, research en andere bewezen onkosten.

6. Termijnen

Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen in de bestelbon, worden de bepalingen met betrekking tot termijnen beschouwd indicatief te zijn. De afgesproken termijnen worden verlengd door de eventuele vertraging van de opdrachtgever in de aanbreng van elementen die Sesam nodig heeft om haar taak te volbrengen of vertraging in betaling van de afgesproken prijs en/of voorschot. Een vertraging in de levering van producten of diensten kan in geen geval van rechtswege aanleiding geven tot de annulering van de bestelling en/of de ontbinding van deze AV, noch tot de betaling van eender welke vergoeding. Indien opeenvolgende leveringen zijn voorzien, moet elke levering afzonderlijk beschouwd worden als een onderscheiden overeenkomst, zodat de gebeurtenissen die betrekking hebben op één levering geen invloed hebben op een volgende levering.

7. Risico-overdracht – leveringen

Vanaf de aanvaarding door de opdrachtgever overeenkomstig artikel 4 vallen de risico’s ten laste van de opdrachtgever behoudens andersluidende bepalingen. De documenten, goederen, projecten, enz. … van de opdrachtgever die zich in het bezit van Sesam bevinden, zijn dit op risico van de opdrachtgever. Deze laatste vrijwaart Sesam uitdrukkelijk van om het even welke aansprakelijkheid, meer bepaald in het geval van gehele of gedeeltelijke beschadiging of verlies door om het even welke reden. Sesam verbindt zich ertoe redelijke maatregelen te nemen om het ontstaan van schade voor de opdrachtgever bij de levering en/of bewaring van documenten, goederen, projecten enz. te vermijden.

8. Klachten

Om geldig te zijn dient iedere klacht of weigering te worden bekendgemaakt per aangetekende brief, en dit binnen de 5 kalenderdagen na de levering van de goederen of de prestatie van diensten, en dit gericht aan het adres zoals vermeld in artikel 1 van deze AV. Indien de opdrachtgever nalaat de levering aan te nemen, begint de termijn van 8 kalenderdagen te lopen op het ogenblik van ontvangst van factuur. De afwezigheid van enige betwisting volgens voorgaande bepalingen brengt voor de opdrachtgever de onvoorwaardelijke aanvaarding van het geleverde product, de gepresteerde dienst en de factuur met zich mee. Het gebruik van een deel van de levering (goederen, diensten en/of prestaties) brengt in rechte de goedkeuring van het geheel met zich mee. De gebreken van een deel van de levering geven niet het recht aan de opdrachtgever het geheel van de levering te weigeren.
Het indienen van een klacht ontslaat de klant niet tot naleving van de voorwaarden en betalingstermijnen.

9. Prijs en betaling

Alle prijzen in offertes, bestekken en /of bestellingen zijn exclusief BTW, tenzij hier door Sesam nadrukkelijk wordt van afgeweken. De in de offertes, bestekken en/of bestellingen vermelde prijzen zijn deze die gelden op de dag van het aanbod. Onze offertes en bestekken worden opgesteld op basis van de aanwijzingen die de opdrachtgever geeft. Iedere wijziging hieraan kan een prijsherziening naar evenredigheid met zich meebrengen. Tenzij uitdrukkelijke andersluidende bepaling zal bij de aanvaarding overeenkomstig artikel 4 van deze AV een voorschot betaald worden van 25% van het overeengekomen bedrag bij ondertekening en een volgende 50% vóór de start van het event en dit binnen 14 dagen na het verzenden van de factuur door Sesam. Het saldo van 25% wordt na het event gefactureerd en is betaalbaar binnen een termijn van 14 dagen na factuurdatum.

In geval van niet-betaling op de vastgestelde vervaldag worden de verschuldigde bedragen, van rechtswege en zonder een daartoe strekkende ingebrekestelling, vermeerderd met de verwijlinteresten conform artikel 5 van de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties. Daarenboven zal de opdrachtgever een forfaitaire en onherleidbare schadevergoeding van 10% verschuldigd zijn op het openstaande factuurbedrag – met een minimum van 500 EUR -, onverminderd de verwijlinteresten waarvan sprake in deze AV en de eventueel verschuldigde kosten, inclusief gerechtskosten. Bij gebreke aan betaling van het voorschot of het saldo zullen de diensten, goederen en/of prestaties door Sesam kunnen worden ingehouden als waarborg voor de verschuldigde bedragen. Het gebrek aan betaling op de vervaldatum maakt iedere andere schuldvordering op de opdrachtgever van rechtswege invorderbaar. Klachten zijn niet van die aard dat ze de betalingsverplichtingen van de opdrachtgever aangaande andere leveringen opschorten.

10. Opschorting en verplichtingen

Ingeval de opdrachtgever in gebreke blijft om de verplichtingen voor de goede uitvoering van de aan Sesam toevertrouwde opdracht uit te voeren, ofwel de facturen te betalen overeenkomstig artikel 9 zal Sesam de uitvoering van haar verplichtingen kunnen opschorten zonder dat dit een ontbinding uitmaakt. Wanneer de verplichtingen van de opdrachtgever zijn uitgevoerd, zal Sesam vrij zijn de uitvoering van haar contractuele verplichtingen verder te zetten, zonder afbreuk te doen aan de eventueel door dit feit teweeggebrachte wijzigingen van prijzen en termijnen. Daarenboven, ingeval van geheel of gedeeltelijk voortduren van de gebreken waarvan sprake in de eerste alinea gedurende een termijn van 60 dagen na ingebrekestelling, zal Sesam deze kunnen beschouwen als in rechte ontbonden ten nadele van de opdrachtgever.
Indien er schade zou voortvloeien uit een opschorting, is Sesam hiervoor niet aansprakelijk.

11. Eigendomsrechten

De materiële eigendomsoverdracht van de overeengekomen diensten en/of goederen vindt slechts plaats nadat zowel het voorschot alsook alle resterende saldo’s, overeenkomstig artikel 9 van deze AV en indien van toepassing inclusief kosten en interesten, volledig betaald en ontvangen werden. Tot dan kan de opdrachtgever hier dus niet vrij over beschikken. De opdrachtgever blijft eigenaar van de materialen die het aan Sesam bezorgt in het kader van de uitvoering van de overeenkomst. De opdrachtgever zal m.b.t. creaties en materialen van derden – die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst – steeds de nodige toestemmingen bekomen en vergoedingen betalen (zoals bv. deze verschuldigd aan de collectieve beheersvennootschappen).

Alle ideeën, plannen, concepten, creaties of welke geestesvruchten ook die door Sesam al of niet ter uitvoering van een gegeven opdracht worden geformuleerd, ontworpen of geschapen, zijn en blijven, behoudens schriftelijke en uitdrukkelijke afwijking hiervan, zijn exclusieve eigendom. Zij mogen slechts worden worden openbaar gemaakt, aangewend, vermenigvuldigd, binnen de grenzen van wat schriftelijk door ons is toegestaan.

Indien Sesam een idee, activiteit, dienst, concept, … uitwerkt op vraag van de opdrachtgever en deze neemt hier kennis van maar plaatst geen order, dan zullen de hieraan verbonden kosten wel in rekening worden gebracht zonder dat de intellectuekle eigendomsrechten op deze ideeën, activiteit, dienst, concept, … overgedragen worden naar de opdrachtgever.

Het is Sesam toegelaten zijn creaties en beeldmateriaal van een identificatieteken te voorzien. Dit kenteken mag onder geen beding worden weggelaten, tenzij na onderlinge schriftelijke overeenkomst.

12. Verzekeringen

Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen in de bestelbon, gaat de opdrachtgever de nodige verzekeringen aan die verband houden met de overeenkomst zoals – zonder beperkt te zijn tot – de verzekeringen ter dekking van diefstal, schade aan of door materialen, de burgerlijke aansprakelijkheid van de opdrachtgever, enz. Elke verzekering die door Sesam wordt aangegaan in het kader van de bestelling valt volledig ten laste van de opdrachtgever. Daarnaast sluit Sesam eveneens een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af.

13. Aansprakelijkheid

In geval van toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst, is Sesam slechts aansprakelijk voor vervangende schadevergoeding van het niet conforme deel van de prestatie. De aansprakelijkheid voor elke andere vorm van schade volgend uit de relaties met de opdrachtgever is uitdrukkelijk uitgesloten, behoudens andersluidende dwingende wettelijke bepalingen. De opdrachtgever vrijwaart Sesam voor elke rechtsvordering vanwege derden betreffende de overgedragen en te gebruiken werken, documenten, informatie of elementen en hun inhoud. Niettegenstaande de betalingsmodaliteiten voorzien in artikel 9 van deze AV zal iedere vermindering van het krediet van de opdrachtgever het eisen van garanties of van een voorafgaande regeling rechtvaardigen, en dit vóór de uitvoering van de ontvangen bestellingen.

14. Overmacht

Worden over het algemeen als overmacht beschouwd, al de omstandigheden die de uitvoering van de overeenkomst verhinderen, verminderen of vertragen, of nog, die een overdreven verzwaring van de uitvoering van Sesam verplichtingen teweegbrengen. Deze gebeurtenissen vrijwaren Sesam van alle verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid en geven haar de mogelijkheid, naargelang het geval, ofwel haar verplichtingen te verminderen, ofwel de overeenkomst te verbreken of er de uitvoering van op te schorten zonder dat zij gehouden zal zijn tot enige schadevergoeding. De partij die zich beroept op overmacht stelt de andere partij daarvan in kennis en neemt alle redelijke maatregelen nemen om de tijdelijke overmachtssituatie te overwinnen.

15. Publiciteit

Sesam heeft het recht om gebruik te maken van de referenties van de uitgevoerde evenementen in haar publiciteit, communicatie en marketing, zowel beschrijvend als visueel beeldmateriaal, buiten schriftelijk en uitdrukkelijk verbod hiertoe vanwege de opdrachtgever.
Sesam handelt hierbij steeds volgens de richtlijnen GDPR, zoals die van kracht werden op 25 mei 2018, en dit conform de Privacy verklaring van Sesam, zoals die te raadplegen is op de website van Sesam, op www.sesam.events.

16. Vertrouwelijke informatie

Iedere vorm van informatie die werd overgedragen of uitgewisseld tussen Sesam en de opdrachtgever in het kader van de overeenkomst blijft strikt vertrouwelijk, behalve de informatie die de opdrachtgever zou hebben openbaar gemaakt of de informatie die normaal toegankelijk is voor het publiek alvorens de onderhandelingen werden gestart.

17. Bevoegdheid en toepasselijk recht

De overeenkomst met in begrip van AV, wordt beheerst door het Belgisch recht. Eventuele geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de overeenkomst of met deze AV, vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken gevestigd in het gerechtelijk arrondissement waar Sesam haar maatschappelijke zetel heeft.
Indien er een geschil ontstaat, zullen Sesam en de opdrachtgever eerst trachten om een minndelijke oplossing te bereiken alvorens de betwisting bij een rechtbank aanhangig te maken.

Wijziging van bepalingen:

De bepalingen van deze AV kunnen gewijzigd worden door Sesam. Zij zal de opdrachtgever hiervan onmiddellijk op de hoogte brengen. De opdrachtgever heeft na kennisgeving tien dagen de tijd om deze te aanvaarden of te protesteren. Bij gebrek aan tijdig protest, wordt opdrachtgever geacht in te stemmen met de wijzigingen.

Ongeldigheid van bepaling:

Indien één of meerdere bedingen van deze AV nietig, ongeldig of niet afdwingbaar zouden zijn, tast dit de geldigheid van de andere bedingen van deze AV niet aan.
Sesam en de opdrachtgever engageren zich om dergelijk nietig, ongeldig of niet afdwingbaar beding in onderling overleg onverwijld te vervangen door een beding dat de strekking van het oorspronkelijke beding zoveel mogelijk benadert.

Opgemaakt te Westerlo, 1 november 2018

Schrijf je in op onze nieuwsbrief

We sturen 1 x per maand een nieuwsbrief, met enkel en alleen interessante onderwerpen, verslagen en weetjes. Je kan op elk moment uitschrijven.

Emailadres